Niejasny podział obowiązków i brak wdrożenia do pracy – dlaczego firmy tracą pracowników już na starcie?

Rekrutacja zakończyła się sukcesem. Pracownik pojawił się pierwszego dnia w zakładzie, podpisał wszystkie dokumenty i rozpoczął pracę. Dla wielu przedsiębiorstw właśnie w tym momencie proces zatrudnienia uznawany jest za zakończony.

W praktyce jest dokładnie odwrotnie.

To właśnie pierwsze dni i tygodnie pracy mają największy wpływ na to, czy nowy pracownik zostanie w organizacji na dłużej, czy po kilku dniach zrezygnuje z zatrudnienia. Według badań prowadzonych przez Society for Human Resource Management (SHRM) oraz Gallup pierwsze doświadczenia pracownika mają bezpośredni wpływ na jego zaangażowanie, produktywność oraz decyzję o pozostaniu w firmie. Organizacje posiadające dobrze zaprojektowany proces wdrożenia osiągają wyższy poziom retencji pracowników oraz szybciej budują efektywne zespoły.

Jednym z najczęściej pomijanych problemów nie jest jednak samo wdrożenie, lecz brak jasno określonych obowiązków oraz odpowiedzialności.

Pracownik nie wie, do kogo powinien zgłosić problem. Nie wie, kto jest jego przełożonym. Nie rozumie, czego oczekuje od niego firma. Zdarza się również, że otrzymuje sprzeczne polecenia od kilku osób jednocześnie.

To sytuacje, które wydają się drobnymi problemami organizacyjnymi, jednak w rzeczywistości generują ogromne koszty dla przedsiębiorstwa.

Pierwsze dni pracy decydują o wszystkim

Wielu przedsiębiorców inwestuje znaczne środki w działania rekrutacyjne. Powstają kampanie marketingowe, prowadzone są rozmowy kwalifikacyjne, organizowana jest legalizacja zatrudnienia, przygotowywana dokumentacja oraz szkolenia BHP.

Jednocześnie zdarza się, że sam pierwszy dzień pracy ogranicza się do krótkiego oprowadzenia po zakładzie i wskazania stanowiska.

Pracownik słyszy jedynie:

„To jest Twoje miejsce pracy. Obok stoi osoba, która pokaże Ci, co robić.”

Dla osoby rozpoczynającej zatrudnienie jest to zdecydowanie za mało.

Nowe środowisko oznacza stres. Dochodzi do tego bariera językowa, nieznajomość organizacji, procedur oraz współpracowników. W przypadku cudzoziemców pojawiają się również różnice kulturowe oraz niepewność związana z pobytem w Polsce.

Jeżeli firma nie zadba o odpowiedni proces wdrożenia, pracownik już na początku może odnieść wrażenie, że pozostawiono go samemu sobie.

To właśnie wtedy pojawia się pierwsza myśl:

„Może powinienem poszukać innej pracy.”

Niejasny podział obowiązków powoduje chaos

Jednym z najczęściej niedocenianych problemów w organizacjach jest brak jasno określonych ról i odpowiedzialności. W wielu firmach zakłada się, że nowy pracownik „szybko się odnajdzie”, obserwując bardziej doświadczonych kolegów lub ucząc się metodą prób i błędów. W praktyce takie podejście bardzo często prowadzi do dezorientacji, nieporozumień i spadku motywacji już na samym początku współpracy.

Osoba rozpoczynająca pracę trafia do nowego środowiska, którego jeszcze nie zna. Musi nauczyć się procedur, poznać współpracowników, zrozumieć strukturę organizacyjną oraz sposób funkcjonowania firmy. Jeżeli jednocześnie nie otrzymuje jasnych informacji dotyczących swoich obowiązków, priorytetów czy osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary, bardzo szybko pojawia się poczucie chaosu.

Niepewność sprawia, że pracownik zaczyna zastanawiać się, czy wykonuje swoje zadania prawidłowo. Obawia się popełnienia błędu, dlatego często unika podejmowania samodzielnych decyzji i wielokrotnie pyta o te same kwestie. W efekcie spada jego pewność siebie, a wykonywanie nawet prostych czynności zajmuje znacznie więcej czasu.

Problem staje się jeszcze większy, gdy pracownik otrzymuje polecenia od kilku różnych osób. W wielu zakładach produkcyjnych czy magazynach nowo zatrudniona osoba może mieć kontakt z liderem zmiany, brygadzistą, kierownikiem produkcji, operatorem maszyny czy bardziej doświadczonym współpracownikiem. Każda z tych osób chce pomóc, jednak często przekazuje informacje w inny sposób lub wskazuje inne priorytety.

Dla nowego pracownika sytuacja staje się niezwykle trudna. Nie wie, czyje polecenia są najważniejsze, komu powinien zgłaszać wykonanie zadania ani kto ostatecznie odpowiada za ocenę jego pracy. Zamiast skupić się na nauce nowych obowiązków, poświęca energię na próbę zrozumienia nieformalnych zasad funkcjonujących w organizacji.

Badania przeprowadzone przez Gallup pokazują, że jednym z kluczowych czynników wpływających na zaangażowanie pracowników jest jasność oczekiwań. Osoby, które dokładnie wiedzą, czego oczekuje od nich pracodawca, są bardziej produktywne, rzadziej odczuwają stres i znacznie częściej deklarują chęć pozostania w organizacji. Z kolei brak jasno określonych obowiązków jest jedną z najczęściej wskazywanych przyczyn frustracji oraz spadku satysfakcji z pracy.

Niejasny podział odpowiedzialności wpływa również na funkcjonowanie całego zespołu. Jeżeli pracownik nie wie, za co odpowiada, część zadań może zostać wykonana podwójnie, podczas gdy inne pozostaną niezrealizowane. Dochodzi do wzajemnego przerzucania odpowiedzialności, niepotrzebnych konfliktów oraz opóźnień w realizacji procesów. W środowiskach produkcyjnych i logistycznych, gdzie liczy się płynność działania oraz terminowość, nawet niewielkie nieporozumienia organizacyjne mogą przekładać się na wymierne straty finansowe.

Koszt złego wdrożenia jest znacznie wyższy niż koszt samej rekrutacji

Według badań Gallupa niski poziom zaangażowania pracowników kosztuje światową gospodarkę biliony dolarów rocznie.

Oczywiście nie każde przedsiębiorstwo odczuje ten problem w takiej skali, jednak mechanizm pozostaje identyczny.

Źle wdrożony pracownik:

• dłużej osiąga samodzielność,
• częściej popełnia błędy,
• wymaga większego wsparcia,
• obniża wydajność całego zespołu,
• częściej odchodzi w pierwszych miesiącach zatrudnienia.

Każde odejście oznacza konieczność rozpoczęcia całego procesu od początku.

Ponowna rekrutacja.

Ponowne szkolenia.

Ponowna adaptacja.

Nowe koszty.

Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw traktuje onboarding jako inwestycję, a nie koszt.

Dobry onboarding buduje zaufanie

Wiele firm nadal postrzega onboarding jako jednorazowe szkolenie lub formalność związaną z rozpoczęciem pracy. W praktyce jest to jeden z najważniejszych etapów całego cyklu życia pracownika w organizacji.

To właśnie w pierwszych dniach i tygodniach zatrudnienia kształtuje się pierwsze wrażenie na temat pracodawcy. Pracownik bardzo szybko ocenia, czy firma jest dobrze zorganizowana, czy może liczyć na wsparcie oraz czy jego decyzja o podjęciu pracy była właściwa. Jeżeli od pierwszego dnia czuje się zagubiony, nie otrzymuje jasnych informacji lub nie wie, do kogo zwrócić się z pytaniem, jego poziom stresu znacząco wzrasta. W konsekwencji maleje motywacja, zaangażowanie oraz chęć pozostania w organizacji.

Nie bez powodu mówi się, że pracownik podejmuje decyzję o pozostaniu w firmie znacznie wcześniej, niż złoży pierwsze wypowiedzenie. Bardzo często dzieje się to właśnie podczas pierwszych dni pracy.

Badania Society for Human Resource Management (SHRM) pokazują, że dobrze zaplanowany proces onboardingu znacząco zwiększa szanse na utrzymanie pracownika w organizacji. Z kolei według badań Brandon Hall Group firmy posiadające skuteczne programy wdrożeniowe osiągają nawet o 82% wyższy poziom retencji nowych pracowników oraz ponad 70% wyższą produktywność w pierwszych miesiącach zatrudnienia. Oznacza to, że inwestycja w onboarding zwraca się nie tylko poprzez ograniczenie rotacji, ale również dzięki szybszemu osiąganiu pełnej efektywności przez nowe osoby.

Dobry onboarding nie polega wyłącznie na przekazaniu regulaminu pracy, podpisaniu dokumentów czy pokazaniu stanowiska. To przede wszystkim proces budowania relacji, zaufania i poczucia bezpieczeństwa. Pracownik powinien wiedzieć, czego oczekuje od niego organizacja, jakie są jego obowiązki, kto będzie go wspierał podczas pierwszych tygodni oraz gdzie może zgłosić się w przypadku pojawienia się problemów.

Szczególnego znaczenia nabiera to w przypadku osób rozpoczynających pracę w nowym mieście lub nowym kraju. Dla pracowników z zagranicy pierwsze dni to nie tylko poznawanie nowego miejsca pracy, ale również adaptacja do innej kultury, języka oraz otoczenia. Każde dodatkowe wsparcie ze strony pracodawcy lub partnera HR wpływa na poczucie bezpieczeństwa i pozwala szybciej odnaleźć się w nowej rzeczywistości.