Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej- czym jest i ile wynosi?
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej — co to takiego?
Dokumentacja pracownicza to zbiór akt i dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika oraz jego wykonywaną pracą. Okres przechowywania dokumentów pracowniczych określa czas, w którym pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą. Jest to obowiązek pracodawcy wynikający z przepisów prawa pracy.
Dokumentacja pracownicza a okres przechowywania to zbiór dokumentów dotyczących pracowników, których pracodawca jest zobowiązany przechowywać przez określony czas. Zgodnie z przepisami o pracownikach tymczasowych i agencjach zatrudnienia, dokumentacja pracownicza osób zatrudnionych od 2019 roku, powinna być przechowywana przez okres 10 lat od wygaśnięcia stosunku pracy. Natomiast przechowywanie dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych przed 2019 rokiem wynosi 50 lat.
Rygor przechowywania dokumentacji pracowniczej przed 1 stycznia 2019 i po nim
Dokumentację zatrudnionych pracowników oraz pracowników zza granicy należy przechowywać przez całkowity okres zatrudnienia. Ponadto pracodawca jest zobowiązany chronić wszystkie dokumenty pracownicze przed ich zniszczeniem na podstawie określonych poniżej warunków.
Warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej można podzielić na dwie sekcje.
Osoby zatrudnione przed 1 stycznia 2019 roku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosił 50 lat. Jednak od 1 stycznia 2019 roku nastąpiło skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej ustawy w celu ułatwienia prowadzenia działalności gospodarczej. Obecnie okres przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem pracownika wynosi 10 lat. W przypadku gdy, pracownik nie jest już zatrudniony w danej firmie i upłynął okres 10 lat liczony od końca roku kalendarzowego, dokumentacja może zostać zniszczona.
Dzięki dokumentacji pracodawca jest w stanie udokumentować zatrudnienie pracowników oraz wszelkie związane z tym sprawy i ustalenia. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana w sposób zapewniający jej integralność i kompletność, a także zapewniający jej poufność.
Kiedy możliwe jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
Pracodawca może skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w przypadku zgodnego oświadczenia pracownika, w którym ten wyraża zgodę na skrócenie okresu przechowywania jego dokumentacji. Takie oświadczenie powinno być złożone na piśmie i powinno wskazywać, które dokumenty mają zostać zniszczone oraz jakie jest uzasadnienie skrócenia okresu przechowywania.
Oświadczenie powinno zostać złożone przez pracodawcę do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o dodatkowe raporty ubezpieczonych, które umożliwią mu skrócenie okresu przechowywania z 50 lat na 10 lat.
W jaki sposób powinna być przechowywania dokumentacja pracownicza?
Przechowywanie dokumentów zależy od rodzaju dokumentu oraz czasu wykonywania pracy przez pracownika. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez określony czas nawiązania stosunku oraz dodatkowy czas liczony od końca roku kalendarzowego, a następnie może podlegać zniszczeniu.
Pracownik ma prawo do dostępu do swojej dokumentacji pracowniczej oraz do ubiegania się o jej skrócenie okresu przechowywania. Pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentacji pracowniczej, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Dokumentacja powinna być przechowywana w taki sposób, aby nie dochodziło do jej zniszczenia lub uszkodzenia, a także zapewniać ochronę przed nieuprawnionym korzystaniem.
Jeśli pracownik ma pytania dotyczące przechowywania swojej dokumentacji pracowniczej, powinien skontaktować się z pracodawcą.
Jak liczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej ?
W celu liczenia okresu przechowywania dokumentów, należy brać pod uwagę datę wygaśnięcia stosunku pracy oraz okresy kalendarzowe określone w ustawach. Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z wymaganiami prawa, aby uniknąć ponoszenia kar za nieprzestrzeganie obowiązków w tym zakresie.
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej, warto skonsultować się z prawnikiem lub specjalistą ds. kadr i płac w celu udzielenia dodatkowych informacji. W ten sposób można uniknąć błędów i nieprzestrzegania wymagań prawa.
Przechowywanie dokumentacji kadrowej jest bardzo ważne, ponieważ zawiera ona poufne informacje w odniesieniu o pracownikach i zgodnie z obowiązującymi przepisami musi być przechowywana w sposób bezpieczny i zgodny z wymogami prawnymi. Poniżej kilka wskazówek dotyczących przechowywania dokumentacji kadrowej:
- wydzielone miejsce
- dokładna ewidencja
- przechowywanie przez określony
- zabezpieczenie przed zniszczeniem
- dostęp tylko dla uprawnionych
- elektroniczna wersja
Jak liczyć okres przechowywania akt osobowych ? Zależy od rodzaju dokumentacji i przepisów prawa, które regulują okresy archiwizacji. Poniżej przykładowe zasady dotyczące przechowywania akt osobowych:
Dokumentacja pracownicza -w przypadku dokumentacji, takiej jak umowa o pracę, zaświadczenia o zatrudnieniu czy kartoteki osobowe, okres przechowywania wynosi od 2019 roku 10 lat od daty zakończenia zatrudnienia.
Dokumentacja medyczna – powinna być przechowywana przez okres 20 lat od daty ostatniego wpisu.
Dokumentacja podatkowa – powinna być przechowywana przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, za który dotyczy.
Wykroczenia wynikające z zaniedbania bądź nieprawidłowego przechowywania dokumentacji pracowniczej
Jednym z najczęstszych wykroczeń związanych z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej jest jej niewłaściwe przechowywanie lub nawet całkowity brak. Brak dokumentacji pracowniczej może prowadzić do nieprawidłowego wyliczania wynagrodzeń, niezgodności w przeliczaniu urlopów czy też problemów z udzielaniem świadczeń zdrowotnych.
Innym wykroczeniem jest nieprzestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych. Naruszenie poufności dokumentów może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym do odpowiedzialności cywilnej czy karnej.
Kolejnym wykroczeniem związanym z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej jest niewłaściwe przechowywanie dokumentów dotyczących ubezpieczeń społecznych lub emerytalnych. Nieprzestrzeganie tych przepisów może prowadzić do kar finansowych.
Nieprzestrzeganie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej to kolejne wykroczenie związane z tym zagadnieniem. Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez określony czas, po upływie którego dokumenty powinny zostać zniszczone.
Warto pamiętać, że prawidłowe zapewnienie przechowywania dokumentów pracowniczych jest ważnym elementem funkcjonowania każdej firmy, a ich niewłaściwe przechowywanie może prowadzić do poważnych problemów.
