Rola koordynatora w pracy z pracownikami tymczasowymi – most między firmą a człowiekiem

Współczesny rynek pracy staje się coraz bardziej elastyczny. Zmiany demograficzne, mobilność zawodowa i rosnące zapotrzebowanie na pracę dorywczą i sezonową powodują, że coraz więcej firm sięga po rozwiązania z zakresu zatrudnienia tymczasowego. W tej strukturze szczególną funkcję pełni koordynator pracowników tymczasowych – osoba odpowiedzialna za sprawne funkcjonowanie procesów zatrudnienia, utrzymanie relacji między stronami oraz wsparcie organizacyjne i interpersonalne.

Praca tymczasowa – kontekst i znaczenie

Z danych Eurostatu wynika, że w 2023 roku ponad 2% ogółu zatrudnionych w Polsce stanowili pracownicy tymczasowi. Największe skupiska takiej formy zatrudnienia występują w branżach takich jak: logistyka, produkcja, rolnictwo, gastronomia czy usługi sezonowe. Praca tymczasowa ma na celu szybkie uzupełnianie braków kadrowych, umożliwia elastyczne zarządzanie zasobami ludzkimi i jest alternatywą dla klasycznego zatrudnienia etatowego.

Agencja pracy tymczasowej pełni funkcję pośrednika. Jest formalnym pracodawcą dla osoby skierowanej do pracy u innego podmiotu – klienta, nazywanego „pracodawcą użytkownikiem”. To agencja podpisuje umowę z pracownikiem, dba o formalności i naliczanie wynagrodzeń, natomiast klient zapewnia miejsce, narzędzia i nadzór nad wykonywaną pracą.

W takiej strukturze koordynator jest osobą, która organizuje proces od strony operacyjnej i interpersonalnej. Jego obecność zapewnia:

• efektywną komunikację między pracownikiem a klientem,
• dbałość o jakość wykonywanej pracy,
• sprawne wdrożenie,
• redukcję konfliktów,
• kontrolę nad obecnościami i rotacją.

Zakres obowiązków koordynator

Choć sam proces selekcji kandydatów najczęściej należy do zespołu rekrutacyjnego, to koordynator:

• bierze udział w weryfikacji kompetencji,
• przekazuje informacje o wymaganiach stanowiskowych,
• uczestniczy w ustalaniu warunków zatrudnienia,
• organizuje przyjazd i pierwsze dni pracy.

W codziennej praktyce koordynator korzysta z różnorodnych narzędzi cyfrowych. Musi umieć planować grafiki, zarządzać ewidencją czasu pracy, przygotowywać raporty oraz analizować dane dotyczące absencji czy efektywności pracowników. Sprawne posługiwanie się systemami CRM, arkuszami kalkulacyjnymi czy aplikacjami mobilnymi to dziś nieodłączny element tej pracy.

Nie można zapominać o aspekcie kulturowym. Coraz więcej pracowników tymczasowych pochodzi z różnych krajów i kontynentów, a to oznacza, że koordynator powinien wykazywać się otwartością i zrozumieniem różnic kulturowych. Znajomość języków obcych, takich jak rosyjski, ukraiński, angielski czy hindi, może znacznąco ułatwić komunikację i budować zaufanie w zespole.

Wszystkie te kompetencje składają się na profil profesjonalnego koordynatora, który nie tylko zarządza, ale i wspiera, edukuje oraz rozwija relacje. To osoba, bez której trudno wyobrazić sobie sprawnie działającą agencję pracy tymczasowej. Dla pracowników zagranicznych to również osoba wspierająca w sprawach pozazawodowych: mieszkanie, lekarz, dokumenty, codzienne funkcjonowanie w nowym kraju.

Z perspektywy klienta, koordynator to gwarancja, że proces zatrudnienia i zarządzania kadrami tymczasowymi przebiega bez zakłóceń. W ramach współpracy z klientem, koordynator:

• raportuje obecności i wyniki pracy,
• koordynuje zmiany liczby zatrudnionych,
• reaguje na zgłoszenia problemów,
• prowadzi uzgodnienia dotyczące warunków pracy i ewentualnych korekt.

W większych projektach koordynator zarządza nie tylko grupą pracowników, ale także zespołem liderów zmian, pomocników, tłumaczy czy opiekunów zakwaterowania.

Kompetencje i cechy skutecznego koordynatora

Praca z ludźmi wymaga nie tylko twardych kompetencji, ale przede wszystkim empatii, cierpliwości i umiejętności rozwiązywania konfliktów. Koordynator musi umieć słuchać, reagować adekwatnie do sytuacji i wspierać zarówno pracowników, jak i klienta.

Koordynator powinien dobrze orientować się w:

• przepisach dotyczących zatrudnienia tymczasowego,
• zasadach legalnego zatrudnienia cudzoziemców,
• prawach i obowiązkach pracodawcy użytkownika i agencji,
• podstawach Kodeksu pracy.

W codziennej pracy koordynator korzysta z narzędzi takich jak:

• systemy CRM,
• aplikacje do ewidencji czasu pracy,
• arkusze kalkulacyjne,
• komunikatory i platformy raportowe.

Sprawne zarządzanie zespołem wymaga nie tylko intuicji, ale i danych: analiza rotacji, frekwencji, efektywności pracy.