Jawność wynagrodzeń – rewolucja na rynku pracy. Co muszą wiedzieć pracodawcy przed 2026 rokiem?

Rynek pracy w Europie stoi u progu jednej z największych transformacji ostatnich lat. Po wprowadzeniu przepisów o ochronie danych osobowych, pracy zdalnej i równowadze między życiem zawodowym a prywatnym, nadszedł czas na kolejny krok – jawność wynagrodzeń. Zmiana ta ma charakter systemowy i dotknie niemal każdą firmę w Polsce.

Dla pracowników będzie to szansa na większą sprawiedliwość i przejrzystość płac. Dla pracodawców – wyzwanie organizacyjne, wizerunkowe i prawne.
Transparentność wynagrodzeń stanie się nie tylko obowiązkiem, ale również nowym standardem etycznym i biznesowym, który wpłynie na sposób prowadzenia rekrutacji, budowania zespołów i zarządzania personelem.

Zanim jednak nowe przepisy wejdą w życie, warto dokładnie zrozumieć ich znaczenie. Bo choć termin wdrożenia wyznaczono na 2026 rok, czas na przygotowania jest właśnie teraz.

Podstawa prawna zmian – Dyrektywa UE 2023/970

Podstawą nadchodzących zmian jest Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z 10 maja 2023 roku. Jej pełna nazwa brzmi:
„Dyrektywa w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.”

Państwa członkowskie Unii Europejskiej mają czas do 7 czerwca 2026 roku, by wdrożyć przepisy tej dyrektywy do prawa krajowego. W praktyce oznacza to, że do tego dnia Polska musi opracować i przyjąć ustawę regulującą kwestie jawności wynagrodzeń.

Cel dyrektywy

Celem jest przede wszystkim zapewnienie równości płac i eliminacja tzw. luki płacowej między kobietami a mężczyznami. Choć różnice w wynagrodzeniach nie zawsze wynikają z dyskryminacji, brak transparentności sprawia, że trudno je analizować i przeciwdziałać nierównościom.

Dyrektywa wprowadza więc obowiązek ujawniania informacji o wynagrodzeniach, zarówno w procesie rekrutacji, jak i w stosunku pracy. Obejmuje też raportowanie danych płacowych i wzmocnienie pozycji pracowników w dochodzeniu swoich praw.

Kogo dotyczą przepisy?

Nowe regulacje będą dotyczyły wszystkich pracodawców – niezależnie od formy działalności. Jednak część obowiązków (np. raportowanie luki płacowej) zostanie wprowadzona etapami, w zależności od wielkości firmy.

Największe przedsiębiorstwa zostaną objęte obowiązkiem raportowania jako pierwsze, natomiast mniejsze zyskają więcej czasu na dostosowanie się do przepisów.

Nowe obowiązki pracodawców – krok po kroku

Pracodawcy muszą przygotować się na szereg zmian, które dotkną zarówno procesów HR, jak i komunikacji wewnętrznej. Najważniejsze z nich to:

Już na etapie ogłoszenia o pracę pracodawca będzie musiał podać wysokość wynagrodzenia lub jego przedział.
To oznacza koniec z ogłoszeniami typu „atrakcyjne wynagrodzenie” czy „stawka do uzgodnienia”. Kandydat jeszcze przed wysłaniem CV ma wiedzieć, czego może się spodziewać.

Pracodawca może wskazać konkretną kwotę lub przedział – np. „od 6500 do 7800 zł brutto miesięcznie”. Wymagane będzie także jasne określenie zasad przyznawania premii, dodatków lub innych świadczeń.

Dodatkowo zakazane będzie pytanie kandydata o jego wcześniejsze zarobki, aby zapobiec zjawisku przenoszenia historycznych nierówności płacowych na nowe stanowiska.

Zatrudniony pracownik będzie miał prawo wystąpić do pracodawcy o informację, jakie jest średnie wynagrodzenie osób wykonujących podobną pracę, z podziałem na płeć.
To oznacza, że firma będzie musiała posiadać system gromadzenia i analizy takich danych.

W praktyce zapytania o płace mogą stać się częstsze, dlatego istotne będzie opracowanie jasnych zasad komunikacji i wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za udzielanie informacji.

Firmy zatrudniające co najmniej 150 pracowników zostaną zobowiązane do corocznego raportowania danych o wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn.
Raport będzie musiał uwzględniać różnice w płacach podstawowych i całkowitych, a także strukturę zatrudnienia w podziale na płeć.

Jeśli różnica wyniesie więcej niż 5% i nie będzie można jej uzasadnić obiektywnymi kryteriami, firma będzie musiała podjąć działania naprawcze.

Pracodawcy będą musieli wprowadzić wewnętrzne systemy wynagradzania oparte na obiektywnych kryteriach, takich jak:

• kwalifikacje i doświadczenie,
• zakres odpowiedzialności,
• stopień trudności wykonywanych zadań,
• wyniki pracy.

Celem jest, by każdy pracownik wiedział, jakie czynniki wpływają na jego wynagrodzenie i możliwości awansu.

Konsekwencje braku wdrożenia przepisów

Naruszenie przepisów dotyczących jawności wynagrodzeń może skutkować poważnymi sankcjami finansowymi.
Przewiduje się, że wysokość kar będzie uzależniona od wielkości przedsiębiorstwa i rodzaju naruszenia.

Pracodawca, który nie ujawni wymaganych informacji, zaniży dane w raporcie lub dyskryminuje pracownika w zakresie wynagrodzenia, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej.

Ważne jest też to, że ciężar dowodu w przypadku sporu będzie spoczywał na pracodawcy.
To oznacza, że jeśli pracownik twierdzi, że zarabia mniej niż jego kolega na równorzędnym stanowisku, to firma musi udowodnić, że różnica wynika z obiektywnych przesłanek.

Korzyści z wdrożenia jawności wynagrodzeń

Choć z perspektywy przedsiębiorstw zmiana wydaje się trudna, to w dłuższej perspektywie może przynieść wymierne korzyści. Pracownicy bardziej ufają firmom, które otwarcie komunikują zasady wynagradzania. Zaufanie przekłada się na lojalność, mniejszą rotację i wyższe zaangażowanie. Transparentność stała się nowym standardem employer brandingu. Firmy, które ujawniają widełki płacowe, są częściej postrzegane jako nowoczesne, uczciwe i przyjazne pracownikom. Kandydaci coraz częściej pomijają oferty bez podanych stawek.

Według badań portali rekrutacyjnych, ogłoszenia z widełkami generują nawet 40–60% więcej aplikacji niż te bez informacji o wynagrodzeniu. Jawność płac ogranicza ryzyko sporów i napięć wewnątrz zespołu. Pracownicy wiedzą, że system jest sprawiedliwy, a awanse i podwyżki wynikają z obiektywnych kryteriów.

Najczęstsze wyzwania i obawy pracodawców

Wielu przedsiębiorców obawia się, że jawność wynagrodzeń może spowodować chaos i niezadowolenie pracowników.
W rzeczywistości najczęściej pojawiają się trzy typy obaw:

• Niechęć do ujawniania różnic płacowych: pracodawcy obawiają się negatywnej reakcji załogi, gdy ujawnią się różnice między osobami na podobnych stanowiskach.
• Trudność w standaryzacji wynagrodzeń: firmy o elastycznej strukturze (np. produkcja, logistyka, outsourcing) mają zróżnicowane stawki w zależności od regionu lub zadań.
• Złożoność procesów administracyjnych: konieczność przygotowania raportów, danych i analiz może być czasochłonna i kosztowna.

Wszystkie te obawy można jednak ograniczyć poprzez stopniowe wdrażanie zmian i otwartą komunikację

Jawność płac to nie tylko kwestia prawa, ale również zmiana mentalności.
Firmy, które wprowadzą przejrzystość z poszanowaniem zasad komunikacji, mogą wzmocnić relacje z zespołem.

Transparentność to także sygnał: „ufamy naszym ludziom, mamy spójne zasady i niczego nie ukrywamy”.
Pracownicy, którzy rozumieją, za co są wynagradzani, rzadziej odchodzą i chętniej polecają firmę innym.