Najczęstsze błędy przy zatrudnianiu pracowników zagranicznych – Jak ich unikać i na co zwracać uwagę

Zatrudnienie pracowników zagranicznych może być korzystne dla firm, szczególnie w obliczu braków kadrowych i sezonowych wzrostów zapotrzebowania na siłę roboczą. Jednak proces ten niesie ze sobą wiele pułapek i formalności, których nieprzestrzeganie może prowadzić do kosztownych błędów. W tym artykule przedstawimy najczęstsze błędy przy zatrudnianiu cudzoziemców oraz praktyczne wskazówki, jak ich unikać.

Niedostateczna weryfikacja dokumentów pobytowych

Najczęstszym błędem popełnianym przez pracodawców jest niedostateczna weryfikacja dokumentów cudzoziemca przebywającego w Polsce na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy. Sama karta pobytu nie uprawnia do wykonywania pracy. Należy uzyskać decyzję, która uprawniała do otrzymania karty i potwierdza dostęp do rynku pracy. Dokładny audyt dokumentów pozwala zapewnić legalność zatrudnienia i zabezpieczyć pracodawcę przy ewentualnej kontroli.

Zatrudnienie na innych warunkach niż wskazane w dokumencie

Kolejny błąd to zatrudnienie cudzoziemca na innych warunkach niż wskazane w dokumencie legalizującym pracę. Dokumenty takie jak oświadczenie o powierzeniu pracy lub zezwolenie na pracę określają warunki zatrudnienia (stanowisko, wymiar czasu pracy, czynności). Praca musi być zgodna z wydanym dokumentem, a zmiana stanowiska nie może wpłynąć na zakres obowiązków. W przypadku pracy dla innego pracodawcy konieczne jest uzyskanie nowego zezwolenia.

Niepowiadomienie PUP o podjęciu/niepodjęciu pracy

Pracodawca ma obowiązek powiadomić Powiatowy Urząd Pracy (PUP) o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w ciągu 7 dni od daty ważności oświadczenia. Niedopełnienie tego obowiązku wiąże się z karą grzywny, której wysokość może być znacząca. Regularne monitorowanie terminów i dokładne raportowanie do PUP pomaga uniknąć niepotrzebnych problemów prawnych, które mogą wyniknąć z niewłaściwego zarządzania dokumentacją. Przestrzeganie tego obowiązku jest kluczowe dla zapewnienia legalności zatrudnienia oraz dla uniknięcia sankcji finansowych. W przypadku zaniedbania, inspektorzy pracy mają prawo nałożyć kary administracyjne, które mogą wpływać na reputację firmy i jej dalsze funkcjonowanie.

Brak złożenia powiadomienia o powierzeniu pracy pracownikowi zagranicznemu

Pracownik z poza Polski, który przebywa legalnie w Polsce, może pracować pod warunkiem, że pracodawca złoży powiadomienie przez praca.gov.pl. Powiadomienie należy złożyć do PUP właściwego dla siedziby pracodawcy lub miejsca zamieszkania w terminie 14 dni od podjęcia pracy przez cudzoziemca. Niezłożenie tego powiadomienia może skutkować konsekwencjami prawnymi zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Ważne jest, aby praca była powierzana zgodnie z warunkami określonymi w powiadomieniu, co oznacza, że wszelkie odstępstwa od zgłoszonych warunków muszą być również zgłaszane i zatwierdzane. Przestrzeganie tych procedur jest niezbędne dla utrzymania legalności zatrudnienia cudzoziemca oraz dla ochrony praw obu stron umowy o pracę.

Jak unikać błędów przy zatrudnianiu pracowników zagranicznych?

-Dokładna weryfikacja dokumentów – upewnij się, że wszystkie dokumenty są aktualne i zgodne z polskim prawem.

-Zatrudnienie zgodne z warunkami – przestrzegaj warunków określonych w dokumentach legalizujących pracę.

-Regularne raportowanie do PUP – monitoruj terminy i regularnie powiadamiaj PUP o podjęciu/niepodjęciu pracy.

-Zgłaszanie powierzenia pracy – zawsze zgłaszaj powierzenie pracy przez praca.gov.pl zgodnie z przepisami.

Zatrudnianie pracowników zagranicznych wymaga przestrzegania wielu przepisów i procedur. Dzięki odpowiedniej wiedzy i przygotowaniu można uniknąć błędów i cieszyć się korzyściami płynącymi z międzynarodowego zespołu pracowników.